Qué Hace un Administrador de Fincas: Funciones y Obligaciones
Respuesta directa
El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal fija seis funciones que todo administrador de fincas está obligado a cumplir: vigilar el buen funcionamiento del edificio, preparar el plan de gastos anual, disponer las reparaciones urgentes, ejecutar los acuerdos que adopte la junta, actuar como secretario custodiando la documentación de la comunidad, y cualquier otra tarea que la propia junta le encomiende expresamente. No es un cargo de libre interpretación: la ley delimita con bastante precisión dónde empieza y dónde termina su responsabilidad.
Vigilancia y buen régimen del edificio
La primera obligación legal es de tipo general: velar por el buen funcionamiento de la casa, sus instalaciones y servicios, haciendo las advertencias y apercibimientos oportunos a los propietarios cuando sea necesario. En la práctica esto se traduce en revisiones periódicas de las instalaciones comunes, seguimiento de contratos de mantenimiento (ascensor, extintores, limpieza) y comunicación constante con los propietarios sobre incidencias.
Preparar el plan de gastos
Antes de cada junta ordinaria anual, el administrador debe preparar y presentar el plan de gastos previsibles del ejercicio siguiente, proponiendo los medios para hacerles frente, normalmente mediante las cuotas ordinarias, aunque en años con obras importantes también puede proponer derramas o el uso del fondo de reserva. Este plan es la base sobre la que la junta decide el presupuesto del año.
Disponer reparaciones urgentes
Aquí está una de las funciones que más dudas genera: el administrador puede ordenar directamente reparaciones urgentes para la conservación del inmueble, una fuga de agua importante, un fallo eléctrico con riesgo, una avería del ascensor que deje a alguien atrapado, sin necesidad de esperar a una junta, dando cuenta después al presidente o a los propietarios. Fuera de estos casos de urgencia, cualquier obra o gasto relevante necesita acuerdo previo de la junta.
Ejecutar los acuerdos de la junta
Una vez la junta aprueba una obra, un cambio de proveedor o cualquier otra decisión, corresponde al administrador ejecutarla: contratar, realizar los pagos correspondientes y efectuar los cobros que procedan. El administrador no decide qué se hace, eso lo decide la junta, pero sí es responsable de que lo decidido se lleve a cabo correctamente.
Secretaría y custodia de la documentación
El administrador actúa como secretario de la junta, lo que implica redactar y custodiar las actas, y mantener a disposición de los propietarios toda la documentación de la comunidad: cuentas, contratos, correspondencia y expedientes de incidencias. Esta documentación debe poder consultarse siempre que un propietario lo solicite razonablemente.
¿Hace falta que esté colegiado?
La colegiación no es un requisito legal obligatorio para ejercer como administrador de fincas en España. Cualquier persona puede ofrecer estos servicios sin pertenecer a un Colegio Profesional de Administradores de Fincas. Sin embargo, estar colegiado sí aporta garantías adicionales: acredita formación específica (universitaria o equivalente), obliga a un código deontológico, y en la mayoría de colegios exige un seguro de responsabilidad civil profesional vigente.
Qué pasa si el administrador se equivoca
El administrador responde civilmente si su gestión negligente causa un perjuicio económico a la comunidad, por ejemplo, un pago duplicado, una obra mal contratada o una cuota mal calculada. Por eso es habitual, y recomendable, que cuente con un seguro de responsabilidad civil profesional que cubra este tipo de reclamaciones, algo que conviene verificar antes de contratar a cualquier administrador.
Preguntas frecuentes
¿Qué obliga la ley a hacer a un administrador de fincas?
El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal le obliga a velar por el buen funcionamiento del edificio, preparar el plan de gastos, disponer reparaciones urgentes, ejecutar los acuerdos de la junta, actuar como secretario y custodiar la documentación de la comunidad.
¿Es obligatorio que el administrador de fincas esté colegiado?
No, la colegiación no es obligatoria por ley para ejercer como administrador de fincas en España, aunque estar colegiado implica formación acreditada y sometimiento a un código deontológico, lo que aporta garantías adicionales.
¿Puede el administrador decidir obras sin consultar a la junta?
Solo en el caso de reparaciones urgentes necesarias para la conservación del inmueble; el resto de obras y decisiones de gasto relevante requieren acuerdo previo de la junta de propietarios.
¿Quién responde si el administrador comete un error de gestión?
El administrador responde civilmente por negligencia en su gestión; por eso la mayoría cuenta con un seguro de responsabilidad civil profesional que cubre este tipo de reclamaciones.
Conclusión y CTA
Entender qué obliga la ley a hacer a un administrador de fincas, y qué queda fuera de su responsabilidad, ayuda a las comunidades a exigir lo justo y a detectar cuándo un administrador se está quedando corto en sus funciones básicas.
En Sada Gestions llevamos desde 2004 ejerciendo estas funciones en más de 110 comunidades del Baix Penedès, con la tranquilidad de una gestión transparente y documentada en cada paso.
¿Quieres saber si tu comunidad está recibiendo el servicio que la ley exige? Contáctanos, lo revisamos contigo.